Wedding Planner Vs. Responsable de Eventos del restaurante

Una boda, como todos sabemos, conlleva una preparación y organización de meses antes del día de la boda. Los últimos 15 días, suelen ser los más estresantes; llamadas de última hora de invitados confirmando asistencia, detalles que se tenían olvidados, últimas ideas que se quieren realizar para sorprender a alguien… Llegado el día, dejamos “todo” en manos del responsable de eventos del establecimiento donde se celebra el banquete, pero… ¿es esto correcto? ¿Cuáles son sus funciones? Aquí os contamos la diferencia entre dicho responsable, y un wedding planner.

¿Quién es el Responsable de Eventos?

Esta persona, propia del hotel o restaurante donde celebremos el banquete, es la encargada de que el día de vuestra boda esté todo tal y como lo habéis pedido. Sobretodo en cuanto a horarios y servicios:

  • Recibe a los invitados a la entrada.
  • Coordina al personal (cocineros, camareros, limpieza, DJ…).
  • Gestiona el tiempo de cada elemento del banquete; cóctel, entrada al salón, disposición y recogida de platos, salida de la tarta, baile y discoteca, y despedida de los invitados.

Días previos a la boda, apunta y anota todo aquello que se le entrega para que sea dispuesto en el evento; regalos de los invitados, sorpresas, música para las diferentes etapas del día… Y por supuesto, después de la boda se queda para coordinar la recogida del local. Incluso días después entrega a los novios o familiares, elementos que hayan sido dejados en el establecimiento. Como veis, esta persona desempeña una labor fundamental en cada una de las bodas en las que presta servicio.

Qué funciones, entre otras, NO son responsabilidad suya (y que en más de una ocasión, les toca):

  • Servicios contratados ajenos al restautante.
  • Entrega de regalos y/o sorpresas a los invitados.
  • Colocación/recogida de elementos decorativos realizados por los novios/familiares.

¿Y por qué no? Es sencillo; el tiempo que desempeña cumpliendo nuestros deseos, afectará a la calidad y servicio de su propia labor profesional.

¿Qué es lo que debería gestionar un Wedding Planner?

Idoia, de 2brain.es, colocando un seating plan como wedding plannerEn este link, os explicábamos en qué consistía esta figura muy demandada en la actualidad y, a grandes rasgos, cuáles eran sus funciones. En el día de la boda hay que tener presente la figura del wedding planner siempre y cuando queramos tener extras ajenos al restaurante, y que deben ser gestionados en el mismo día. Algunos ejemplos serían; un photocall o algún “rincón especial” que ha de ser colocado en el establecimiento y que no se haya contratado al restaurante, movimiento y coordinación de los invitados, regalos especiales que han de ser entregados en ciertos momentos de la celebración…

El wedding planner deberá estar coordinado con el responsable de eventos, pero cada uno tiene funciones diferentes.

Aquí os mostramos algunos ejemplos:

El responsable de eventos, debe recepcionar a los invitados y posteriormente coordinar a todo el personal de establecimiento para seguir el protocolo.
El wedding planner tendrá que recibir e incluso acompañar a los invitados, solventar sus dudas, y atender posibles problemas que puedan surgir.

El responsable de eventos se asegura que todos los elementos del restaurante estén dispuestos tal y como han sido contratados por los novios: colores de la mantelería, estaciones del cóctel, música y canciones especiales, etc.
El wedding planner tiene que colocar/comprobar que todos los servicios extras contratados por los novios, estén dispuestos como ellos habían planeado: incluso aquellos detalles especiales que la pareja de novios haya realizado por sí misma.

El responsable de eventos indicará en qué momento se debe hacer entrega de los regalos a los invitados, para que no se interrumpa el horario establecido en cocina y que todos los comensales puedan disfrutar del banquete.
El wedding planner sabrá qué regalos se deben de entregar en cada momento, y dónde se encuentran aquellos invitados que tienen alguna sorpresa extra.

Nuestra experiencia nos enseña cada día confusiones habituales entre parejas de novios y servicios contratados. A través de este post, pretendemos facilitar la comunicación entre ambas partes para obtener los mejores resultados en vuestro día.

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